treinamentos:livre:processos:atendimento:processo-macro
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treinamentos:livre:processos:atendimento:processo-macro [07/07/2015 14:17] – [Descrição do processo] moises.simoes | treinamentos:livre:processos:atendimento:processo-macro [31/08/2017 01:11] (atual) – edição externa 127.0.0.1 | ||
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===== Introdução ao Guia Geral de Processos ===== | ===== Introdução ao Guia Geral de Processos ===== | ||
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+ | Para que as implantações do Sistema Integrado de Gestão de Serviços de Saneamento (**[[=ajuda: | ||
- | Para que as implantações do Sistema Integrado de Gestão de Serviços de Saneamento (GSAN) sejam cada vez mais eficientes e eficazes, é necessário que o conhecimento de todas as funcionalidades oferecidas pela ferramenta esteja disponível de uma maneira geral, em uma abordagem de processos de negócios. | + | A eficiência e a eficácia dos processos nas organizações têm como premissa o fácil acesso ao conhecimento dos seus requisitos, processos, subprocessos e configurações essenciais. Nesse contexto, este **Guia Geral de Processos** abordará as etapas de gestão do [[=ajuda: |
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- | A eficiência e a eficácia dos processos nas organizações têm como premissa o fácil acesso ao conhecimento dos seus requisitos, processos, subprocessos e configurações essenciais. Nesse contexto, este **Guia Geral de Processos** abordará as etapas de gestão do GSAN. Partiremos de uma visão macro de modelagem de processos com vista ao alcance de resultados. | + | |
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- | Estimamos que esses resultados alcançados sejam um conhecimento macro das normas e dos conhecimentos mediante os quais um processo é realizado no GSAN; um conhecimento geral do processo, capaz de identificar suas sequências no fluxo do GSAN, bem como os cadastros e as configurações que influenciam cada etapa e, um conhecimento geral da entrada e saída de cada processo, bem como de sua dependência ou relacionamento com outros processos do GSAN. | + | |
+ | Estimamos que esses resultados alcançados sejam um conhecimento macro das normas e dos conhecimentos mediante os quais um processo é realizado no **[[=ajuda: | ||
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===== O que é um processo de negócio? ===== | ===== O que é um processo de negócio? ===== | ||
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É um conjunto de atividades realizadas em uma sequência específica. Tem como objetivo viabilizar a produção de um bem ou serviço que agregue valor ao cliente. Além disso, um conjunto de processos de negócio representa de que modo a empresa funciona e produz seus resultados. | É um conjunto de atividades realizadas em uma sequência específica. Tem como objetivo viabilizar a produção de um bem ou serviço que agregue valor ao cliente. Além disso, um conjunto de processos de negócio representa de que modo a empresa funciona e produz seus resultados. | ||
Nesse sentido, nosso **Guia Geral de Processos** apresenta uma visão orientada a processos, direcionada à realidade externa e apresentando uma visão geral de todas as partes da empresa, com fins de atender às necessidades do cliente. É uma visão funcional orientada a atividades colaborativas, | Nesse sentido, nosso **Guia Geral de Processos** apresenta uma visão orientada a processos, direcionada à realidade externa e apresentando uma visão geral de todas as partes da empresa, com fins de atender às necessidades do cliente. É uma visão funcional orientada a atividades colaborativas, | ||
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+ | ===== Organização do Guia Geral de Processos | ||
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+ | O **[[=ajuda: | ||
- | ===== Organização | + | Nossos guias gerais de processos contêm a descrição das cinco principais macrofunções |
- | O GSAN foi desenvolvido com o objetivo de gerenciar operações comerciais de empresas de distribuição de água e saneamento. É dividido em treze módulos de funcionalidades: | + | Assim, cada guia geral de processos descreve um único fluxo de funcionalidades conforme as seguintes etapas: apresentação dos conceitos, cadastros básicos, parâmetros, |
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- | Nossos guias gerais de processos contêm a descrição das cinco principais macrofunções do GSAN: Arrecadação, | + | |
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- | Assim, cada guia geral de processos descreve um único fluxo de funcionalidades conforme as seguintes etapas: apresentação dos conceitos, cadastros básicos, parâmetros, | + | |
Outros itens podem ser adicionados sempre que a execução do processo e suas configurações necessitarem. | Outros itens podem ser adicionados sempre que a execução do processo e suas configurações necessitarem. | ||
Neste guia é abordado o módulo: Atendimento. | Neste guia é abordado o módulo: Atendimento. | ||
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===== Metodologia dos modelos de processo ===== | ===== Metodologia dos modelos de processo ===== | ||
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A metodologia adotada para a modelagem dos processos do guia geral de processos é a **Business Process Management (BPM)**. O BPM é uma abordagem disciplinar que identifica, desenha, executa, documenta, mede, monitora, controla e aperfeiçoa processos de negócio, sejam eles automatizados ou não. A meta é alcançar resultados consistentes, | A metodologia adotada para a modelagem dos processos do guia geral de processos é a **Business Process Management (BPM)**. O BPM é uma abordagem disciplinar que identifica, desenha, executa, documenta, mede, monitora, controla e aperfeiçoa processos de negócio, sejam eles automatizados ou não. A meta é alcançar resultados consistentes, | ||
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===== Notação padrão utilizada neste módulo ===== | ===== Notação padrão utilizada neste módulo ===== | ||
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- | “Notação” é uma representação gráfica das etapas de trabalho de um processo. A notação padrão que adotaremos é a **Business Process Modeling Notation (BPMN)**, uma linguagem padrão internacional utilizada para o mapeamento de processos, na intenção de facilitar seu entendimento geral por meio de uma comunicação visual acessível a qualquer pessoa. A intenção é diminuir as lacunas entre a instituição dos processos de negócio e sua implementação, | + | No módulo |
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^ **Símbolo** ^ **Elemento** ^ **Descrição** ^ | ^ **Símbolo** ^ **Elemento** ^ **Descrição** ^ | ||
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===== Atendimento ao público ===== | ===== Atendimento ao público ===== | ||
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- | No sistema GSAN, a funcionalidade de Atendimento ao público é um conjunto de atividades e procedimentos que possibilitam registrar, acompanhar e controlar solicitações e reclamações, | + | No sistema |
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===== Ciclo de atendimento ao cliente ===== | ===== Ciclo de atendimento ao cliente ===== | ||
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O ciclo de um atendimento deve permitir que o cliente, ao fazer uma solicitação, | O ciclo de um atendimento deve permitir que o cliente, ao fazer uma solicitação, | ||
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- | ===== Cadastramento prévio ===== | + | |
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- | Para o bom desempenho do processo de atendimento ao cliente, é necessária a inclusão prévia de dez cadastros, cujas informações são requisitos básicos para o funcionamento eficaz de todo o ciclo. São eles: | + | |
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- | * 1) Tipo de solicitação – Neste cadastro são definidas as possíveis solicitações do cliente. Exemplo: para o tipo de solicitação “Caixa de Proteção do Hidrômetro”, | + | |
- | * 2) Especificação – Neste cadastro são especificados os detalhes da situação do imóvel em relação à situação da ligação de água e esgoto, bem como a existência de hidrômetro para medir o consumo dessas ligações. | + | |
- | * 3) Trâmite por especificação – Aqui indicamos o tipo de especificação do trâmite inserido no registro de atendimento. Dessa forma, o usuário, na medida em que realiza a operação de inclusão de um registro de atendimento (RA), pode informar que a solicitação do cliente será tramitada já com a sugestão de sua unidade de destino. | + | |
- | * 4) Mensagem de solicitação do tipo de especificação – Esse cadastramento prévio permite informar automaticamente um dado necessário para uma determinada solicitação ou especificação de um registro de atendimento. Exemplo: ao inserir um registro de atendimento com esse tipo de solicitação com especificação, | + | |
- | * 5) Referência do serviço – Esse cadastro permite definir tipos de serviço de referência, | + | |
- | * 6) Tipo de serviço – Esse cadastro consiste na inclusão de todos os serviços que podem ser prestados pela empresa de água e esgoto ou por empresas terceirizadas associadas. | + | |
- | * 7) Perfil de serviço – Esse cadastro agrupa algumas características necessárias para a execução dos tipos de serviço. Exemplo: a quantidade dos componentes da equipe, o equipamento específico ou até mesmo o indicador do uso do veículo. | + | |
- | * 8) Prioridade do tipo de serviço – Esse cadastro determina o nível de prioridade para a execução dos serviços, distinguindo-os entre serviços urgentes, indispensáveis e aqueles que podem aguardar horas ou dias. | + | |
- | * 9) Valor do serviço – Esse cadastro define tipos de serviço de referência, | + | |
- | * 10) Material – O cadastro de materiais é um cadastro prévio para a inserção dos tipos de serviço (caminho no GSAN: **Atendimento ao Público – Ordem de Serviço – Inserir Material**). Permite que, para cada tipo de serviço, o material necessário para sua execução seja indicado. | + | |
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- | ===== Parâmetros informados ===== | + | |
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- | Parâmetros são regras fixas que a empresa estabelece para definir o comportamento de uma ação que impacta no fluxo do processo. Vinte e dois parâmetros definem as regras de negócios da empresa para a execução do processo de atendimento ao público. São eles: | + | |
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- | * 1) Indicador de sugestão de trâmite; | + | |
- | * 2) Máximo de dias para reativar RA; | + | |
- | * 3) Máximo de dias para alterar dados da OS; | + | |
- | * 4) Último ID utilizado para a geração do RA manual; | + | |
- | * 5) Unidade organizacional da presidência; | + | |
- | * 6) Tipo de solicitação padrão; | + | |
- | * 7) Especificação padrão; | + | |
- | * 8) Tipo de solicitação reiteração; | + | |
- | * 9) Especificação reiteração; | + | |
- | * 10) P_OS_TRAMITE_INDEPENDENTE; | + | |
- | * 11) P_EMITE_AVISO_E_ORDEM_CORTE_INDIVIDUAl; | + | |
- | * 12) P_LISTAS_SERVICOS_COM_RELATORIO_OS_SELETIVA; | + | |
- | * 13) P_COD_TIPO_ARQUIVO_EMISSAO_OS_SELETIVA; | + | |
- | * 14) P_INDICADOR_LIBERAR_REATIVACAO_RA; | + | |
- | * 15) P_INDICADOR_LIBERAR_REITERACAO_RA; | + | |
- | * 16) P_LAYOUT_ROTEIRO_PROGRAMACAO; | + | |
- | * 17) P_AV_MEIO_SOLICITACAO; | + | |
- | * 18) P_AV_USUARIO_ABERTURA; | + | |
- | * 19) P_AV_UNIDADE_ORGANIZACIONAL_ABERTURA; | + | |
- | * 20) P_AV_UNIDADE_ORGANIZACIONAL_DESTINO; | + | |
- | * 21) P_INDICADOR_LIBERAR_TRAMITACAO_RA; | + | |
- | * 22) P_EXIBIR_UNIDADE_ATENDIMENTO | + | |
===== Modelo Macro do Processo ===== | ===== Modelo Macro do Processo ===== | ||
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+ | Na imagem abaixo, apresentamos uma visão geral para facilitar o entendimento do processo de atendimento. Clique sobre a imagem caso queira aumentar seu tamanho. | ||
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- | Na imagem abaixo, apresentamos uma visão geral para facilitar o entendimento do processo de atendimento. Clique sobre a imagem para aumentar seu tamanho. | + | {{ : |
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===== Descrição do processo ===== | ===== Descrição do processo ===== | ||
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Agora vamos detalhar o fluxo das etapas do processo macro visualizado no tópico anterior, indicando o papel de cada usuário responsável por executar cada etapa. | Agora vamos detalhar o fluxo das etapas do processo macro visualizado no tópico anterior, indicando o papel de cada usuário responsável por executar cada etapa. | ||
- Cliente – Cliente faz sua solicitação através do balcão, telefone, internet ou por outros meios. \\ \\ | - Cliente – Cliente faz sua solicitação através do balcão, telefone, internet ou por outros meios. \\ \\ | ||
- | - Usuário de atendimento ao público: **Atender Solicitação \ Gerar Registro de Atendimento**. | + | - Recebida a solicitação do cliente, o usuário atende e registra seu atendimento, |
- | - Usuário de atendimento ao público: **Tramitar Registro de Atendimento? | + | - Em seguida, o usuário pode optar para a atividade de tramitar a solicitação do cliente. Caso o registro de atendimento não necessite de realização de trâmite, ou seja, de encaminhar o atendimento para áreas específicas, |
- | - Usuário de atendimento ao público: **Tramitar Registro de Atendimento**. Nesse passo, caso seja necessário encaminhar o atendimento é preciso indicar a ação em tela, caminho: **Menu – Atendimento ao Público – Registro de Atendimento – Tramitar registro de Atendimento**. A tramitação é feita sempre que haja necessidade de uma análise maior antes da execução ou até mesmo para definir se a própria execução é necessária. \\ \\ | + | - Caso seja necessário encaminhar o atendimento é preciso indicar a ação em tela, através do caminho: **Menu – Atendimento ao Público – Registro de Atendimento – Tramitar registro de Atendimento**. A tramitação é feita sempre que haja necessidade de uma análise maior antes da execução ou até mesmo para definir se a própria execução é necessária. \\ \\ |
- | - Usuário de atendimento ao público: **Analisar Registro de Atendimento** | + | - Agora o usuário deve indicar a necessidade de execução de alguma ação para completar o registro. Caso confirme, o usuário executa a ação. Caso não seja preciso, o registro é finalizado. \\ \\ |
- | - Usuário de atendimento ao público: **Gerar Ordem de Serviço?** Agora, caso seja necessária a geração de uma OS, o próximo passo é emiti-la, caminho: **Menu – Atendimento ao Público – Ordem de Serviço – Manter Ordem de Serviço**. \\ \\ | + | - Caso seja necessária a geração de uma OS, o próximo passo é emiti-la, caminho: **Menu – Atendimento ao Público – Ordem de Serviço – Manter Ordem de Serviço**. \\ \\ |
- | - Usuário de atendimento ao público: **Encerrar Ordem de Serviço? | + | - Em seguida, o usuário tem a opção de encerrar a OS. \\ \\ |
- | - Usuário de atendimento ao público: **Encerrar Registro de Atendimento**. | + | - Com o retorno da OS executada, esta deve ser encerrada juntamente com o RA aberto. Para isso, é necessário acessar a tela **Atualizar Registro de Atendimento**. Com isso, o processo de atendimento é concluído. |
+ | - Observação: | ||
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+ | ===== Cadastramento prévio ===== | ||
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+ | Para o bom desempenho do processo de atendimento ao cliente, é necessária a inclusão prévia de dez cadastros, cujas informações são requisitos básicos para o funcionamento eficaz de todo o ciclo. São eles: | ||
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+ | - Tipo de solicitação – Neste cadastro são definidas as possíveis solicitações do cliente. Exemplo: para o tipo de solicitação “Caixa de Proteção do Hidrômetro”, | ||
+ | - Especificação – Neste cadastro são especificados os detalhes da situação do imóvel em relação à situação da ligação de água e esgoto, bem como a existência de hidrômetro para medir o consumo dessas ligações. | ||
+ | - Trâmite por especificação – Aqui indicamos o tipo de especificação do trâmite inserido no registro de atendimento. Dessa forma, o usuário, na medida em que realiza a operação de inclusão de um registro de atendimento (RA), pode informar que a solicitação do cliente será tramitada já com a sugestão de sua unidade de destino. | ||
+ | - Mensagem de solicitação do tipo de especificação – Esse cadastramento prévio permite informar automaticamente um dado necessário para uma determinada solicitação ou especificação de um registro de atendimento. Exemplo: ao inserir um registro de atendimento com esse tipo de solicitação com especificação, | ||
+ | - Referência do serviço – Esse cadastro permite definir tipos de serviço de referência, | ||
+ | - Tipo de serviço – Esse cadastro consiste na inclusão de todos os serviços que podem ser prestados pela empresa de água e esgoto ou por empresas terceirizadas associadas. | ||
+ | - Perfil de serviço – Esse cadastro agrupa algumas características necessárias para a execução dos tipos de serviço. Exemplo: a quantidade dos componentes da equipe, o equipamento específico ou até mesmo o indicador do uso do veículo. | ||
+ | - Prioridade do tipo de serviço – Esse cadastro determina o nível de prioridade para a execução dos serviços, distinguindo-os entre serviços urgentes, indispensáveis e aqueles que podem aguardar horas ou dias. | ||
+ | - Valor do serviço – Esse cadastro define tipos de serviço de referência, | ||
+ | - Material – O cadastro de materiais é um cadastro prévio para a inserção dos tipos de serviço (caminho no **[[=ajuda: | ||
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+ | ===== Parâmetros informados ===== | ||
+ | < | ||
+ | **[[=ajuda: | ||
+ | |||
+ | - Indicador de sugestão de trâmite; | ||
+ | - Máximo de dias para reativar Registro de Atendimento; | ||
+ | - Máximo de dias para alterar dados da Ordem de Serviço; | ||
+ | - Último ID utilizado para a geração do Registro de Atendimento manual; | ||
+ | - Unidade organizacional da presidência; | ||
+ | - Tipo de solicitação padrão; | ||
+ | - Especificação padrão; | ||
+ | - Tipo de solicitação reiteração; | ||
+ | - Especificação reiteração; | ||
+ | - Ordem de serviço com trâmite independente; | ||
+ | - Emissão de ordem de corte individual; | ||
+ | - Lista de serviços com relatório de Ordem de Serviço seletiva; | ||
+ | - Código do tipo de arquivo de emissão de Ordem de Serviço seletiva; | ||
+ | - Indicador de liberação de reativação de Registro de Atendimento; | ||
+ | - Indicador de liberação de reiteração de Registro de Atendimento; | ||
+ | - Tipo de layout de roteiro de programação; | ||
+ | - Meio através do qual cliente abriu solicitação; | ||
+ | - Nome do usuário que abriu solicitação; | ||
+ | - Unidade organizacional vinculada à abertura da solicitação; | ||
+ | - Unidade organizacional de destino da solicitação; | ||
+ | - Indicador de liberação de tramitação do Registro de Atendimento; | ||
+ | - Exibição da Unidade de Atendimento onde solicitação foi aberta. | ||
+ | \\ | ||
+ | E com a definição dos parâmetros concluímos o **Guia Geral de Processos de Negócios - Atendimento**. Para mais detalhes sobre o módulo, clique **[[=ajuda: | ||
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[[treinamentos: | [[treinamentos: | ||
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+ | ~~NOSIDEBAR~~ |
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